Свадебное торжество Эмиля и Наталии в Подмосковье
Незабываемая свадьба в Подмосковье – профессиональная команда свадебных координаторов “Мой свадебный координатор”
Эмиль и Наташа обратились за помощью команды “My wedding coordinator” по координации свадебного дня за пол года до торжества. Площадка к тому времени была уже известна — шикарный эко отель в одном из живописнейших мест Подмосковья в 100 км от Москвы, в котором ребята хотели устроить незабываемый яркий и запоминающийся праздник.
С первой же встречи мы не могли не влюбиться в эту красивую пару, которая с непередаваемым вдохновением рассказывала нам о своем свадебном дне. Свадебное торжество планировалось на 2 дня. Мы понимали, что предстоит непростая, но очень интересная и увлекательная работа. Получив все вводные, мы незамедлительно приступили к подготовке.
Эмиль и Наташа обратились за помощью команды “My wedding coordinator” по координации свадебного дня за пол года до торжества. Ребята хотели устроить яркий, незабываемый и запоминающийся праздник. Площадка была определена — шикарный эко отель “Лепота“ в живописнейшем месте Подмосковья.
Мы вместе с парой и их родителями выехали на площадку, чтобы посмотреть локации, посмотреть и распределить номерной фонд, определиться с меню и решить многие другие организационные моменты. Территория отеля оказалась ооочень большая (более 10 Га), и, чтобы добраться из одной его точки в другую, требовались услуги автокара. Место сборов невесты и жениха, встреча гостей, зона церемонии выездной регистрации и сам банкет располагались в разных местах, от 300 до 500 метров друг от друга. Гостей ожидалось 120 человек и 14 детишек возрастом до 7 лет, с проживанием всех в коттеджах и гостинице. У нас была непростая задача: продумать всю логистику перемещения молодоженов и их гостей, помочь организовать трансфер 65 гостям из Москвы и Подмосковья, расселить всех! в номера и при этом не выйти за временные рамки тайминга свадебного дня. Программа торжества предстояла очень насыщенная, поэтому предстоял тщательный контроль своевременного прибытия всех подрядчиков и служб на площадку. Отель “Лепота” находится достаточно далеко от Москвы, поэтому, перед нами стояла очень сложная задача просчитать время в пути каждого участника проекта, чтобы не было задержек и опозданий.
Для такого масштабного проекта было принято решение задействовать 4 свадебных координатора. Мы должны были не упустить ни одной мельчайшей детали, работать слаженно и быстро выполнять свои обязанности. Нам предстояло составление огромного количества списков, заполнение меморандумов и расчет поминутного тайминга, т.к. масштабность территории вносила серьезные коррективы в работу. Работа усложнялась тем, что в окруженной лесом местности мобильные телефоны не ловили, связь поддерживалась на рациях.
Как проходила лесная свадебная сказка Эмиля и Наталии в загородном отеле “Лепота“:
Пятница / Канун свадебного дня
Светлана, Марина и Даша прибыли на площадку в пятницу. Следом приехали декораторы, которым предстояла большая работа: оформить банкетный зал, украсить ротонду для выездной церемонии и подготовить оформление к съемке “утро невесты“. Распорядителям необходимо было встретить машины с напитками и вещами (молодоженов, родителей и некоторых гостей). Привезенные вещи, требовалось распределить по коттеджам и номерам (ничего не перепутав!), а напитки передать на кухню, грамотно распределив все на два дня. Следующая важная задача – подготовка предсвадебного ужина, который планировалось провести в одном из домиков. Не менее важным моментом в работе нашей команды была координация репетиции церемонии регистрации брака, первого танца, утвердить расстановку мебели в зале, проверить список гостей, для которых были организованы трансферы и связаться с транспортной компанией для повторного уточнения деталей. В наши обязанности входил контроль трансфера гостей от станции метро Алтуфьево до отеля. Координатор Настя, в назначенное время, была у автобуса и согласно спискам, встречала гостей. Также, в ее обязанности входила ответственная задача проконтролировать доставку другой части гостей, которые на микроавтобусе из ближайшего Подмосковья также подъезжали к вышеуказанному метро. Гостей ожидал большой комфортабельный автобус, который отправился в путь, после того, как Настя еще раз убедилась , что гости в сборе и никто не забыт.
Подготовка шла гладко… Но!.. внезапно произошли резкие изменения и подвижки в списках на расселение гостей! Вооружившись внушительных размеров стопкой красивых именных карточек (которые предполагалось выдавать всем гостям при заезде) и списками гостей, мы срочно принялись за коррективы. К счастью, мы перестраховались и были дополнительные пустые экземпляры. Однако предстояло разобраться в 120 фамилиях и не перепутать, кто с кем теперь будет проживать и самое важное- где!)
Свадебный день/суббота
Утро нашей команды “Мой свадебный координатор” началось в 7:00. Оперативно позавтракав, мы собрались на финальной планерке. За каждым из нас были закреплены определенные обязанности. Как в большом часовом механизме ощущается важность каждой детали, так и мы понимали ответственность за себя и за каждого из нас!
Даша отправилась в дом невесты, чтобы постоянно находится рядом, помогать на сборах и фотосессии. Ей предстояло проконтролировать своевременное прибытие стилистов, фотографов и видеографов, ознакомить последних с локациями, помочь не потеряться на огромной территории и проводить к дому невесты. Связь друг с другом держали по рации. Кроме сборов невесты, фото и видеооператорам необходимо было отснять сборы жениха. Этот момент также держался под контролем. Жених и невеста к месту церемонии подходили отдельно друг от друга. Нашей задачей было скоординировать по времени их выход из домиков и своевременное прибытие на церемонию. Дорога к регистрации была одна, расстояние почти 500 метров, при этом влюбленные должны увидеть друг друга только возле арки! Для нас нет ничего невозможного!
Светлана и Марина отвечали за своевременную готовность флористического и декоративного оформления зон, организацию Welcome, подготовку банкета, контроль подключения технического оборудования, проверку видео и фотоматериалов, готовность гримерных комнат для артистов и всего обслуживающего персонала мероприятия согласно райдерам. Важным моментом было подготовить детскую комнату для маленьких гостей с ужином, сладостями и анимационной программой. Параллельно необходим был контроль своевременного прибытия всех подрядчиков и служб на площадку, проведение саунд-чека кавер-группы.
Когда уже оставались “последние штрихи” начали прибывать гости на машинах и большом автобусе, мы разделились и отправились помогать Насте в заселении гостей. Все было чудесно! Но внезапно возникла очень сложная ситуация: пробило колесо на машине барменов, которые должны были выстроить огромную пирамиду из бокалов и разлить шампанское после церемонии регистрации брака, готовить коктейли на welcome и показать гостям зажигательное шоу. Как Вы понимаете, ввиду поломки и дальности площадки, они не успевали к назначенному времени. Деликатно сообщив паре о возникшей ситуации, нами было принято решение перенести анимацию внутрь программы, разлить пирамиду с шампанским перед входом в банкетный зал и уже по приезду барменов, решить как лучше вписать готовку коктейлей в программу вечера. Спасибо большое паре за доверие, они полностью положились на наши знания и профессионализм! Никто из гостей даже подумать не мог, что все планировалось по-другому.
Свадебное торжество в отеле “Лепота” удалось на славу! Поздравления, интерактивы с гостями, великолепный танец жениха и невесты, зажигательные танцы, любимые песни в исполнении кавер-группы, грандиозное шоу от театра огня….. Программа вечера планировалась до 24:00, но чем ближе мы приближались к этому времени ,тем больше понимали, что никто расходиться не собирается. Молодожены решили продлить выступление кавер-группы еще на час. Веселье продолжалось… А мы, сделав последние организационные задачи вечера, отправились спать. Ближе к 3 часам ночи нам в коттедж раздался звонок со стойки ресепшн. Персонал отеля очень просил нас помочь увести гостей из банкетного зала, т. к. следующий день предполагал тоже большую работу всей службы , а народ ну никак не хотели расходится. Мы оперативно прибыли в гостиницу и быстро решили этот вопрос. Спросите: “Как вам это удалось?” – “Поверьте, мы умеем все!” Гости отправились отдыхать, ведь завтра предстоял еще один насыщенный свадебный день с барбекю, играми и прочими развлечениями.
Второй свадебный день/ воскресенье
К 10 утра гости (особенно кто приехал с детишками) уже начали подходить на завтрак, который плавно перешел в обед. Пока на мангалах жарилось мясо, а в казане готовился плов, каждый желающий мог принять участие в увлекательных играх. В этой легкой и непринужденной обстановке время пробежало незаметно. К 17:00 был заказал автобус до Москвы. Мы помогли собрать оставшуюся еду и напитки, проконтролировали, чтобы гости не оставили свои вещи. Места в автобусе заняли желающие отправится в Москву до метро. Координатор Настя отправилась с ними, чтобы проконтролировать пересадку части гостей из большого автобуса в микроавтобус, который уже отвезет их домой.
Свадебное торжество – удалось, все остались довольны и получили колоссальное удовольствие от праздника!
Наша работа закончилась, когда последний гость, молодожены и их родители покинули территорию отеля. Ребята поехали в аэропорт и улетели в романтическое путешествие. С берегов другой страны, написали отзыв о нашей работе, который можно почитать, перейдя в раздел Отзывы.
Дорогие молодожены, выбирая площадку для торжества в достаточном удалении от Москвы, учитывайте, что могут возникнуть любые ситуации, как с приездом гостей, так и с прибытием всех подрядчиков. Помощь профессионала – точно необходима, он не растеряется в любой ситуации и оградит от лишних переживаний!
Звоните! Мы придем на помощь, поможем во всем разобраться, разложить по полочкам, ведь эта наша работа, которую мы любим!
Свадебное торжество в Подмосковье прекрасная возможность выделиться, красиво отдохнуть и сделать грандиозный праздник, который надолго запомниться всем присутствующим и будет замечательным примером для подражания.
