Контроль подрядчиков на свадьбе без координаторов
Контроль подрядчиков на свадьбе без координаторов
Распорядитель на свадьбу Москва – команда свадебных координаторов “Мой свадебный координатор”
Как контролировать подрядчиков, если свадьба без организаторов и координаторов?
При самостоятельной подготовке к свадьбе, важно выбрать квалифицированные и качественные услуги. Контролировать работу всех подрядных компаний в момент подготовки, подтверждать договоренности и руководить их работой на свадьбе придется своими силами. Поверь, это целая область знаний, которую ты вряд ли знаешь в совершенстве.
У Вас планируется свадебное торжество, и Вам нужна помощь в координации? Будем рады сотрудничеству. Всегда готовы прийти на помощь и обсудить все нюансы по телефону: +7 977 880 58 12.
Наши рекомендации, как контролировать работу служб, задействованных в твоей свадьбе, если нет организаторов и координаторов:
1. Таблица с полной информацией о подрядчике
Составь таблицу, лучше электронную, так будет удобнее вносить правки. В таблице напиши вид услуги, с кем связываться в случае возникновения непредвиденных ситуаций, телефон, электронную почту, кто ответственный на площадке, время заезда и исполнения услуги, нужна ли гримерная комната, питание, оплачивается ли дополнительно бензин (выезд за МКАД), стоимость внесенной предоплаты, остаток суммы, который необходимо отдать на мероприятии.
2. Распечатай таблицу
Оформи таблицу в читабельный вид, распечатай и передай жениху, родителям, подружкам, друзьям, всем кто непосредственно имеет отношение к организационным моментам на свадьбе.
3. Продублируй информацию по подрядчикам в телефон
Не всегда удобно носить с собой лист бумаги или блокнот, перенеси важную информацию о подрядчике в свой телефон (после свадьбы — удалишь). Контакты всегда будут под рукой, так удобнее контролировать и оперативно связываться для решения текущих вопросов.
4. График встреч и задач
Составь отдельную таблицу с указанием даты и времени встречи (если планируется больше, то укажи все возможные), задачи, степень подготовки и сроки исполнения.
5. Сохраняй переписку на почте и телефоне
Для твоего спокойствия и уверенности, что тебя понимают и действуют в рамках заключенного договора, оставляй переписку на почте и телефоне. В случае возникновения спорных ситуаций, ты всегда сможешь предъявить электронный документ. На внесенные тобой изменения и корректировки проси ответа в письменной форме в виде развернутого объяснения или подтверждающего слова – ОК. Не удаляй документ до окончательного выполнения услуги и расчетов по их выполнению. Желательно создать единую папку, куда поступали бы все письма от подрядчиков, это сэкономит твое время и позволит быстро найти нужную переписку.
6. Оптимизация твоего времени
Легче и проще контролировать работу подрядчиков, если их мало. Постарайся оптимизировать работу подрядных служб: кавер-группа может привезти звук, свет. Флористы предоставить в аренду вазы, скатерти, стулья. Площадка – испечь свадебный торт и оформить Candy-bar. Банкетный менеджер ресторана – предоставить персонал для встречи персонала и контроля питания подрядчиков. Делать двойную работу не стоит, если подойти к вопросу грамотно и по-деловому.
7. Подтверждение договоренностей до свадьбы
Обязательно, за несколько дней до свадьбы обзвони всех подрядчиков по списку, подтверди договоренность, уточни время прибытия на площадку и если есть, дай дополнительные рекомендации. Напротив каждого подрядчика поставь галочку, что звонок был и подтверждение работы получено. Твое спокойствие в день свадьбы — бесценно!
8. Остаток гонорара подрядчикам разложи по конвертам
Согласно списку внесенных предоплат и остатка по работе каждого подрядчика, подпиши конверты с указанием услуги и остатка, вложи нужную сумму и запечатай. Это освободит тебя в день свадьбы от лишних проблем, где достать деньги. Конверты лучше передать доверенному лицу, который за тебя раздаст гонорары, согласно надписям на конверте. Составь таблицу по остаткам оплаты, после вручения конверта, ответственный от подрядчика напротив своей фамилии или вида услуги поставит подпись. Это будет лишней гарантией, что ты свои обязательства выполнила и никаких претензий к подрядчику не имеешь.
9. Дополнительный номер телефона
У тебя праздник, которого ты так ждала. В день свадьбы не каждая невеста хочет заниматься координацией и контролем, получать звонки с вопросом: «Как подъехать и где парковаться?», «Куда пройти и где гримерная комната?». Сообщи подрядчикам один или несколько контактов своих помощников: родителей, подруг, друзей или доверенного лица, которому ты поручила контроль всех подрядных служб.
Участвовать в процессе подготовки к свадьбе, принимать работу флористов, осуществлять контроль доставки букета, установки звукового и светового оборудования, встречать ведущего, артистов, вынос блюд гостям, торта – требует определенных навыков и умения. Для надежности и твоего же спокойствия рекомендуем прибегнуть к помощи профессионалов — координаторов или распорядителей. Под их чутким руководством свадебное торжество пройдет гладко, как ты мечтала.
У Вас планируется свадебное торжество, и Вам нужна помощь в координации? Будем рады сотрудничеству. Всегда готовы прийти на помощь и обсудить все нюансы по телефону: +7 977 880 58 12.
Что такое координация свадьбы?
Зачем нужен распорядитель на свадьбу?
Звоните, команда свадебных распорядителей «Мой свадебный координатор» готова придти на помощь и присоединиться к процессу подготовки к свадьбе на любом этапе.
